Як організувати конференцію?

Конференція (від латинського «confero» — збирати в одне місце) — збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп, а також окремих осіб для обговорення певних питань.

Конференція може стати чудовою нагодою донести до цільової аудиторії важливі відомості, проаналізувати вибрану тему з усіх аспектів і мотивувати слухачів на які-небудь дії. При проведенні подібного заходу потрібно враховувати всі нюанси (підготовленість учасників, способи подання інформації, організаційні та підготовчі заходи).

За обсягом інформації і загальної тривалості заходу їх можна розділити на дві основні категорії: великі (конгреси і засідання, що складаються з декількох секцій) і маленькі (лаконічний виклад суті розглянутої теми).

За складом учасників і методу проведення конференції бувають: відкриті (без обмежень, з участю всіх присутніх) і закриті (обраний склад, тему розкривають тільки доповідачі).

Конференції дуже важливі для бізнесу

По призначенню і стилем розрізняють такі конференції:

  • вузькоспеціалізовані і масштабні;
  • міжнародні та національні;
  • ділові та навчальні;
  • ювілейні та меморіальні.

Як провести захід?

Успіх будь-якого заходу (конференції) залежить від двох факторів — від ступеня його підготовленості і від атмосфери його проведення. Саме тому перше, з чого слід почати, — це планування. Вам необхідно визначити форму проведення заходу, тематику, коло обговорюваних питань, місце проведення, потенційних партнерів і учасників. Окремо варто подумати над фінансовою стороною питання, в тому числі необхідністю і доречністю введення організаційного внеску. Не забудьте обговорити дане питання з бухгалтерією вашої організації, щоб передбачувані фінансові витрати можна було розподілити на конкретні статті витрат.

Організація конференцій вимагає більшого часу і підготовки

Потім з урахуванням масштабів заходу сформуйте організаційний комітет, причому бажано, щоб ваші колеги не тільки виконавцями, а й самі висували різні ініціативи. Прислухайтеся до свіжих ідей, влаштовуйте мозкові штурми і пам’ятайте, що істина народжується в суперечці.

На організаційному етапі необхідно скласти докладний сценарій заходу з чіткою розбивкою за часом. Враховуйте всі деталі аж до фуршету та кава-брейки, для організації яких можна запросити фірму, що надає послуги кейтерінгу — виїзного ресторанного обслуговування.

Ще один важливий етап підготовки — забезпечення інформаційного висвітлення. У наше століття Інтернету для великих заходів, як правило, створюють власні сайти, але навіть якщо ваша організація не володіє достатніми коштами, повністю ігнорувати цей етап не можна. Наприклад, ваші партнери можуть поширити інформацію про захід абсолютно безкоштовно.

Захід має бути добре організовано, а інформація повинна представлятися не тільки в усній формі, але і за допомогою інших способів. Для забезпечення комфорту може знадобитися оренда проектора та екрану. Це обладнання необхідно, оскільки для ефективного подання інформації доповідачі можуть демонструвати аудиторії презентації, графіки, схеми, ілюстрації. Такі матеріали можуть транслюватися в електронному вигляді через екран, щоб кожен учасник зміг наочно розглянути суть питання.

Зрозуміло, доповідачі повинні виступати перед аудиторією, використовуючи мікрофони. Інформацію, яка буде представлена відвідувачам заходу, потрібно попередньо зберегти на комп’ютері. Учасникам конференції можна видати друковані матеріали, канцелярські приналежності та пам’ятні сувеніри (брошури, журнали, листівки, блокноти, кулькові ручки, значки, фірмові пакети). Як правило, перед початком конференції відвідувачам надягають на руки однакові браслети, щоб вони могли знайти свою групу, якщо загубляться. Під час перерв потрібно надати учасникам харчування (кава, закуски, ланч, кондитерські вироби).

Як організувати наукову конференцію?

У наукових конференцій (за статусом вони займають проміжне місце між конгресами та семінарами) існують свої особливості. Однією з головних фігур вчений секретар конференції, веде листування з учасниками, що становить програму і готує до видання збірник тез. Важливе завдання — вчасно розіслати запрошення і розібрати заявки. На серйозних наукових конференціях, а також присвячених пам’ятним датам починають цим займатися за рік.

Вам може дуже допомогти друк буклетів з наступною інформацією: назва, місце, дата, емблема, терміни надання матеріалів, контактні дані організаторів, час і місце публікації матеріалів.

Як організувати міжнародну конференцію?

На міжнародній конференції слід заздалегідь визначити використовувані мови, знайти перекладачів, підготувати екскурсійну програму для іногородніх та іноземних учасників, а також забронювати їм готелі.

Такі заходи проводяться з метою навчити аудиторію новим навичкам, ознайомити учасників з останніми технологічними розробками, розширити кругозір і загальний розвиток людей. Конференції потрібні для того, щоб присутні отримували докладні знання з питань, вдосконалювали свої здібності. Матеріали, представлені аудиторії, повинні відповідати тематиці конференції та її цілям. Передбачається, що після заходу учасники отримують необхідні теоретичні відомості, які в подальшому вони зможуть застосувати на практиці.

Редакція бажає вам успіхів, і хай організація конференції стане новою віхою у вашому кар’єрному зростанні.