На чому можна заощадити в офісі?

Оптимізувати витрати в бізнесі ніколи не пізно. Особливо актуально подбати про зниження витрат напередодні кризи. Яким чином можна економити на утриманні офісу, персонал і обслуговування робочих місць?

Способи заощадити на робочому місці

Утримання офісу вимагає безлічі різноманітних витрат. Бізнес зазнає витрат на саму оренду та оплату комунальних послуг, виплати персоналу та забезпечення його всім необхідним, а також на поточну діяльність по взаємодії з клієнтами. По кожному з цих напрямків є можливість заощадити.

Оптимізація бізнес процесів

При бажанні скоротити витрати на ведення діяльності необов’язково звільняти всіх і намагатися самостійно виконати весь обсяг роботи. Є й інші способи мінімізації фонду заробітної плати.

Як варіант такої економії можна розглянути аутсорсинг непрофільної діяльності – замість того, щоб наймати кілька бухгалтерів, оплачувати роботу цілого ІТ-відділу, тримати в штаті консультанта або юриста, наймати прибиральницю і охоронця, можна просто укласти договір на обслуговування зі спеціалізованою фірмою і перекласти на неї більшу частину витрат на персонал. Так, при аутсорсингу виходить заощадити на соціальних і страхових відрахувань, підборі та навчанні персоналу, а також позбавитися від ризику помилок, що виникають від непрофесіоналізму.

Можна деяких працівників перевести на роботу з дому

Ще один метод зниження витрат на співробітників – переведення їх на віддалену роботу. При такому підході зникає необхідність утримувати великі офісні приміщення, обладнати робочі місця і оплачувати комунальні витрати. Кожен співробітник може сам вибирати місце, де йому зручно працювати, користуватися своїм ноутбуком і самостійно планувати свій графік, а компенсувати йому достатньо лише витрати на зв’язок. При необхідності обговорити виробничі питання можна організувати скайп-конференцію або орендувати невеликий зал для переговорів, є спеціальні простору для зустрічей і спілкування з клієнтами і партнерами, де можна заплатити за необхідні кілька годин на місяць, економлячи на безлічі витрат на утримання офісу.

Третій спосіб є найбільш радикальний – перевести всіх працівників на «сіру» зарплату і відмовитися від сплати податків і зборів у бюджет і позабюджетні фонди. Але це не вихід – за таке нелегальне працевлаштування можна і на штрафні санкції нарватися. З цієї причини розглядайте тільки легальні варіанти.

Офісна канцелярія

Якщо економія на кадрах і площах – не вихід, тоді варто подбати про розумне скорочення інших статей витрат, в тому числі про економному використанні офісної канцелярії. Заправка картриджа обійдеться дешевше, ніж покупка нового, але ще дешевше купити спеціальний набір для заправки картриджів до оргтехніки та самостійно робити це. А можна відразу вибрати МФУ або струменевий принтер із зовнішньою подачею чорнил.

Економія паперу можлива за рахунок переходу на електронний документообіг, як всередині компанії, так і при взаємодії з контрагентами. При використанні паперових копій потрібно контролювати кількість сторінок в документі і використати попередній перегляд, при можливості використовувати двосторонній друк, а також приділяти увагу форматування тексту і прибирати зайві інтервали.

МФУ hp officejet 7500a - відмінний помічник в офісі

Виготовляти макети рекламної продукції також можливе своїми силами – зараз існує безліч онлайн-ресурсів, де безкоштовно можна створити брошури, листівки, візитки та інші матеріали в зручному форматі, а потім роздрукувати їх або передати в друкарню.

Редакція bestfacts.com.ua радить використовувати всі доступні способи економії, щоб максимально скоротити витрати і позбавитися від зайвих витрат в офісі – це допоможе вашому бізнесу в кризу залишитися на плаву.